Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 3. August 2026

Vorab eine wichtige Unterscheidung: Diese Erklärung betrifft IHRE Daten als Nutzer von Cuotal. Für die Daten IHRER Kunden, die Sie in die App eingeben, sind Sie der Verantwortliche und Cuotal Ihr Auftragsverarbeiter: Diese Daten unterliegen Anhang I (Auftragsverarbeitung) der Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Rechtlich bindend ist die spanische Fassung.

1. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Daten als Nutzer ist Cuotal App, S.L.U., mit der Steuernummer (NIF) B93910081 und Sitz in Calle Real 14, Navas de Tolosa, 23212 La Carolina (Jaén), Spanien. Bei allen Fragen zum Datenschutz schreiben Sie uns an hugo@cuotal.com.

Cuotal ist nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen (wir führen weder eine umfangreiche Verarbeitung noch eine Verarbeitung besonderer Datenkategorien durch); die vorstehende E-Mail-Adresse ist der Kontaktkanal für alle diese Erklärung betreffenden Angelegenheiten.

2. Ihre Daten und die Daten Ihrer Kunden: wer wofür verantwortlich ist

Für Ihre Daten als Nutzer (Ihr Konto, Ihr Abonnement, Ihre Kommunikation mit uns) ist Cuotal der Verantwortliche; sie unterliegen dieser Erklärung.

Für die Daten Ihrer Kunden, die Sie in Cuotal eingeben (Namen, Steuernummern, Anschriften, E-Mail-Adressen, Beträge), sind Sie der Verantwortliche; Cuotal verarbeitet sie nur in Ihrem Auftrag gemäß Anhang I der Bedingungen. Datenschutzanfragen Ihrer Kunden müssen Sie selbst beantworten; wir unterstützen Sie bei allem, was von der Plattform abhängt.

3. Welche Daten wir verarbeiten, wozu und auf welcher Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre Daten in folgenden Blöcken:

• Konto und Profil (Name, E-Mail, Land, Steuerdaten Ihrer Tätigkeit, Logo) sowie die Inhalte, die Sie bei der Nutzung der App erzeugen (Rechnungen, Ausgaben, Bewegungen, Ihr „Gehalt“): zur Erstellung und Führung Ihres Kontos und zur Erbringung des Dienstes. Wenn Sie sich mit Apple oder Google anmelden, erhalten wir von deren Identitätsdienst Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Grundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Abrechnung Ihres Abonnements (Zahlungen, Historie): zur Abrechnung des Dienstes und zur Erfüllung unserer buchhalterischen und steuerlichen Pflichten. Grundlage: Vertragserfüllung und rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c).
• Support und Transaktions-E-Mails (Dienstmitteilungen, Bestätigungen): um Sie zu betreuen und über das Wesentliche informiert zu halten. Grundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b).
• Produktmitteilungen (Neuigkeiten zu Cuotal an bestehende Nutzer): Grundlage des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f) im Rahmen von Art. 21.2 des spanischen LSSI, stets mit Abmeldemöglichkeit in jeder E-Mail.
• Sicherheit und technische Protokolle (Zugriffs- und Aktivitätslogs): zum Schutz des Dienstes und zur Erkennung von Missbrauch. Grundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
• Fehlerdiagnose (Sentry): Wenn die App einen Fehler hat, wird ein technischer Bericht gesendet (besuchte Bildschirme, Gerätemodell, Ihre Nutzer-ID), damit wir ihn beheben können. Sensible Daten werden vor dem Versand aus dem Freitext entfernt (E-Mails, Steuernummern, IBAN, Tokens). Grundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
• Nutzungsmessung (PostHog): pseudonyme Ereignisse dazu, welche Funktionen genutzt werden und wo Nutzer nicht weiterkommen (z. B. „Registrierungsschritt abgeschlossen“), verknüpft mit Ihrer Nutzer-ID — nie mit Ihrer E-Mail — und ohne Rechnungsinhalte oder Kundendaten. Auf Ihrem Gerät wird nichts gespeichert. Grundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f); Sie können jederzeit unter Einstellungen → Daten → Nutzungsmessung widersprechen.
• Steuerliche Compliance (VeriFactu-Rechnungsaufzeichnungen, gesetzliche Aufbewahrung): Grundlage der rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c).
• Website cuotal.com und Warteliste: Wenn Sie sich in die Warteliste eintragen, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse (und Ihre Antworten auf die optionale Umfrage), um Sie über den Start und über Produktneuigkeiten zu informieren. Grundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), die Sie jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an uns widerrufen können. Auf der Website messen wir Besuche in aggregierter Form mit PostHog, ausgeliefert über unsere eigene Domain (cuotal.com/ingest), damit Ihre Navigation nicht unmittelbar an einen Dritten geht. Diese Messung ist anonym: Wir übermitteln ihr weder Ihre E-Mail-Adresse noch verknüpfen wir sie mit Ihrer Navigation. Grundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f). Die Rechtsseiten laden keinerlei Analytik.

4. Mit wem wir Daten teilen

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Sie werden nur von den Anbietern verarbeitet, die wir für den Betrieb benötigen — jeweils mit Auftragsverarbeitungsvertrag — sowie von den Empfängern, die Sie selbst bestimmen oder die das Gesetz vorschreibt:

• Supabase: Datenbank, Authentifizierung und Speicherung, mit in der Europäischen Union gehosteten Daten (Region eu-west-1, Irland).
• Resend: E-Mail-Versand (USA, zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework).
• Vercel: Hosting des PDF-Generierungsdienstes (USA, zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework; bewahrt den Inhalt nach dem Rendern nicht auf).
• Stripe: Abwicklung der Zahlung Ihres Abonnements. Ihre Kartendaten verarbeitet direkt Stripe; Cuotal sieht und speichert niemals die vollständige Kartennummer.
• Sentry (Functional Software, Inc.): Fehlerdiagnose, mit Datenverarbeitung und -speicherung in seiner EU-Region (Deutschland). US-Unternehmen, zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework.
• PostHog, Inc.: Nutzungsmessung, mit Datenspeicherung in seiner EU-Cloud (Frankfurt); jeder Zugriff aus den USA ist durch die Standardvertragsklauseln (SCC) des Auftragsverarbeitungsvertrags abgedeckt.
• Apple und Google: nur wenn Sie sich mit Ihrem Apple- oder Google-Konto anmelden; für diese Authentifizierung handeln sie als eigenständige Verantwortliche nach ihren eigenen Richtlinien.
• Ihre Steuerkanzlei: nur wenn Sie das Kanzlei-Portal aktivieren oder Daten für sie exportieren; Sie entscheiden, was Sie mit wem teilen.
• AEAT: Wenn Sie in Spanien tätig sind, sind wir gesetzlich verpflichtet, ihr Ihre Rechnungsaufzeichnungen in der Modalität VeriFactu zu übermitteln. Sie ist ein gesetzlicher Empfänger, kein Dienstleister.

5. Internationale Datenübermittlungen

Ihre Daten werden standardmäßig in der Europäischen Union gehostet. Die Ausnahmen sind der E-Mail-Versand über Resend (USA), die bei Vercel (USA) gehostete PDF-Generierung und die Zahlungsabwicklung mit Stripe (das Daten in den USA verarbeiten kann), gestützt auf das EU-US Data Privacy Framework — einschließlich seiner Erweiterung für das Vereinigte Königreich — oder auf Standardvertragsklauseln (SCC). Einige Unterauftragsverarbeiter unserer Anbieter können punktuell aus Drittländern zugreifen, gestützt auf SCC.

6. Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren

Wir bewahren Ihre Kontodaten auf, solange Ihr Konto aktiv ist. Bei der Kündigung gilt die Exportfrist der Bedingungen (180 Tage); danach löschen wir Ihre Daten, mit einer Ausnahme: Was wir gesetzlich aufbewahren müssen, wird gesperrt (nur für gesetzliche Pflichten verfügbar) für folgende Fristen aufbewahrt:

• Spanien: Rechnungen und Rechnungsaufzeichnungen, mindestens 4 Jahre (steuerliche Verjährung, Art. 66-70 LGT) und 6 Jahre als Handelsunterlagen (Art. 30 des spanischen Handelsgesetzbuchs).
• Deutschland: 10 Jahre für Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen (AO/HGB).
• Vereinigtes Königreich: 6 Jahre (Anforderungen von HMRC).
• Technische und Sicherheitsprotokolle: 12 Monate.
• Fehlerberichte (Sentry): 90 Tage.
• Ereignisse der Nutzungsmessung: pseudonym und mit Ihrer Nutzer-ID verknüpft; bei Widerspruch oder Kontolöschung werden keine mehr erzeugt, und Sie können die Löschung der Historie unter hugo@cuotal.com anfordern.
• Produktmitteilungen: bis Sie widersprechen oder sich davon abmelden.

7. Ihre Rechte

Sie können jederzeit Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit ausüben, indem Sie an hugo@cuotal.com schreiben. Wir antworten innerhalb der gesetzlichen Frist (höchstens ein Monat, in komplexen Fällen verlängerbar). Außerdem können Sie Ihre Daten direkt in den Einstellungen exportieren und Ihr Konto dort schließen oder löschen, ohne uns darum bitten zu müssen — und der Nutzungsmessung mit dem Schalter unter Einstellungen → Daten sofort widersprechen.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten, haben Sie das Recht, Beschwerde bei der spanischen Datenschutzbehörde (AEPD, aepd.es) einzulegen. Nutzen Sie Cuotal vom Vereinigten Königreich aus, gilt zusätzlich die UK GDPR, und Sie können sich beim Information Commissioner’s Office (ICO, ico.org.uk) beschweren.

Nutzen Sie Cuotal von den Vereinigten Staaten aus und räumt Ihnen das Recht Ihres Bundesstaates zusätzliche Datenschutzrechte ein, können Sie diese ebenfalls unter hugo@cuotal.com ausüben.

8. Cookies und lokale Speicherung

Cuotal verwendet keine Cookies für Analyse, Werbung oder Tracking; deshalb sehen Sie auch kein Cookie-Banner. Wir speichern auf Ihrem Gerät nur das für das Funktionieren der App unbedingt Erforderliche, das nach dem Cookie-Leitfaden der AEPD von der Einwilligungspflicht ausgenommen ist (Einzelheiten in der Cookie-Richtlinie):

• Ihre Sitzung (Authentifizierungstokens von Supabase), damit Sie sich nicht jedes Mal neu anmelden müssen.
• Ihre Sprache, wenn Sie sie manuell auswählen.
• Ihr Erscheinungsbild (hell/dunkel), wenn Sie es manuell auswählen.
• Sollten wir eines Tages Analysewerkzeuge oder andere einwilligungspflichtige Technologien einführen, aktualisieren wir diese Erklärung und holen vorher Ihre Einwilligung ein.

9. Sicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand, Isolierung der Daten jedes Kontos durch Sicherheitsrichtlinien auf Zeilenebene (RLS), Zugriffskontrolle und regelmäßige Sicherungskopien. Keine Maßnahme ist unfehlbar; stellen wir jedoch eine Verletzung fest, die Sie betrifft, benachrichtigen wir Sie gemäß der DSGVO.

10. Minderjährige

Cuotal ist ein Dienst für Unternehmer und richtet sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir erstellen wissentlich keine Konten für Minderjährige; stellen wir ein solches Konto fest, löschen wir es.

11. Änderungen dieser Erklärung

Bei wesentlichen Änderungen dieser Erklärung informieren wir Sie per E-Mail, bevor sie in Kraft treten. Das Datum der geltenden Fassung steht stets am Anfang des Dokuments.